Sempre ouvimos falar sobre o quanto a organização é essencial. Crescemos sendo educados por nossos pais a sermos organizados, ouvindo frases como: “Não deixe os brinquedos espalhados”, “Se esparramou, guarde”, “Olha os sapatos jogados”, “Arrume esse quarto” e outras similares.

Com o tempo, percebemos que a organização, de fato, é indispensável. Às vezes, fazemos de conta que não, mas, no fundo, reconhecemos sua importância, especialmente quando precisamos de algo e não conseguimos encontrar.

No ambiente de trabalho, a falta de organização pode se tornar ainda mais complexa. Afinal, tudo deve ter o seu lugar. Nenhum papel ou documento relacionado à empresa é exclusivamente individual. Toda informação pertence à organização e, portanto, deve estar acessível para qualquer pessoa autorizada que precise utilizá-la.

No entanto, as informações e os documentos precisam ser encontrados com facilidade, e, mais importante, as pendências devem ser resolvidas. Quantas vezes acumulamos papéis com o pensamento “Depois eu vejo isso” ou “Depois eu faço”? Vamos empilhando materiais na mesa, nas gavetas e, quando percebemos, já se formou uma pilha desordenada.

Essa não é uma característica de uma ou duas pessoas, mas algo que acontece com a maioria. Mesmo ao definir funções, atividades e responsabilidades, se a organização e a clareza não forem prioridade, algumas tarefas podem ficar sem responsáveis. Quando chega o momento de cobrar resultados, não se sabe quem deveria ter assumido determinada obrigação.

As empresas precisam se ajustar, comunicar claramente e ser transparentes com seus colaboradores sobre o que esperam deles. Isso também faz parte da organização e ajuda a evitar muitos desajustes no ambiente de trabalho.

Provavelmente, você já vivenciou ou presenciou uma situação em que faltou definição, em que ninguém deixou claro as funções e atividades de quem estava envolvido.

Um ambiente desorganizado pode trazer os seguintes problemas:

• Perda de tempo nos processos;
• Indefinição de funções;
  Demora na tomada de decisões;
• Atividades sendo feitas em duplicidade;
• Documentos perdidos;
  Informações incompletas ou extraviadas;
• Atividades sem responsáveis;
• Equipe desalinhada;
• Rotina estressante;
• Imagem negativa para clientes;
• Aumento de custos, em alguns casos.

Essas situações impactam diretamente o desempenho e a melhoria contínua da empresa.

A organização precisa ser implementada, mesmo que haja falhas no processo ou mudanças ao longo do tempo. Contudo, deve ser comunicada aos envolvidos e acompanhada de perto por gerentes e líderes. Esses, por sua vez, precisam ter clareza sobre o que cada colaborador deve entregar e criar formas de monitorar essas atividades, avaliando o desempenho.

É possível dizer que isso não é organização? Seja na sua mesa, na empresa, na vida ou em casa, as coisas devem ser organizadas.

Quando tudo está organizado, enfrentamos a rotina com mais leveza. Viver constantemente sob pressão, sentindo-se sempre correndo contra o tempo ou como se estivesse “apagando incêndios”, não é saudável nem para você nem para a empresa.

Se a sua vida ou o seu trabalho está assim, pare, respire e reflita: as coisas estão realmente organizadas? Pergunte-se se as suas atividades diárias lhe proporcionam prazer ou se, ao final do dia, você tem a sensação de que não realizou nada. Ou ainda, sente-se perdido?

Se qualquer uma dessas sensações faz parte da sua rotina, talvez seja a hora de mudar, especialmente se você busca resultados diferentes para si ou para a sua empresa.

Organize sua vida, sua equipe e sua empresa, e veja a diferença. Pense nisso!